Jenis-jenis Surat Resmi Beserta Penjelasannya, Ketahui Perbedaannya

Sebelum mengetahui jenis-jenis surat resmi, perlu diketahui terlebih dulu ciri-ciri dan fungsinya.

Ciri-ciri Surat Resmi

1. Menggunakan bahasa baku sesuai kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
2. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami konteksnya.
3. Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit.
4. Dilengkapi kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
5. Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.
6. Dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

Fungsi Surat Resmi

1. Surat resmi memiliki fungsi utama, yaitu sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.

2. Fungsi surat resmi juga dapat sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen di mana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.

3. Surat resmi berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan yang berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.

4. Fungsi lain dari surat resmi, yaitu sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.

5. Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan.

Berikut ini beberapa bagian penting dalam penulisan surat resmi:

a. Kepala surat (kop surat)

• Logo agensi atau institusi
• Nama agensi atau institusi
• Alamat, nomor, telepon/faks dan agensi/lembaga

b. Nomor surat

Setiap lembaga atau instansi yang mengajukan surat, harus berisi nomor surat. Nomor surat memudahkan untuk melihat berapa banyak surat dalam setahun.

c. Tanggal surat

Dalam surat resmi harus terdapat tanggal. Hal tersebut berguna sebagai informasi kapan surat tersebut dibuat.

d. Lampiran atau hal

Terkadang lampiran ditambahkan ke surat resmi, dokumen lain yang mendukung.

e. Alamat tujuan

Alamat yang diberikan dalam surat resmi, berisi alamat lengkap tujuan untuk memudahkan pengirim surat tersebut.

f. Salam pembuka

Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus formal serta menggunakan bahasa yang sopan.

g. Isi surat

Isi surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat resmi. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat, tepat, dan jelas dan tidak bertele-tele.

h. Salam penutup

Terlepas dari salam pembuka, selalu ada salam penutup. Itu harus menunjukkan perilaku yang baik dalam komunikasi melalui surat resmi.

i. Tanda tangan pengirim surat

Bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung jawab pemilik.

j. Tembusan

Salinan atau tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin diketahui pihak lain.

1. Surat Permohonan

Surat permohonan digunakan saat suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Surat permohonan bisa ditujukan antarperorangan, perorangan terhadap lembaga, atau antarlembaga.

Contoh surat permohonan adalah surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

2. Surat Keputusan

Surat keputusan ditujukan untuk menyampaikan keputusan dari atasan yang berkaitan dengan hal-hal yang selama ini belum jelas. Surat keputusan pada umumnya berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga.

Beberapa contohnya ialah surat keputusan pengangkatan pegawai, surat keputusan panitia dari kepala sekolah, surat keputusan pengangkatan pengurus atau tenaga kerja.

3. Surat Kuasa

Dalam surat kuasa berisi penjelasan tentang pemberian wewenang atau kuasa dari satu pihak tertentu kepada pihak lain yang diberikan kepercayaan. Hal itu dikarenakan si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu kegiatan atau tugas sehingga dilimpahkan ke penerima kuasa yang ditunjuk.

Ada dua jenis surat kuasa yang juga memiliki dasar hukum berbeda, yaitu surat kuasa umum dan surat kuasa khusus. Surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata. Sementara surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.

4. Surat Perintah

Surat Perintah merupakan jenis surat resmi yang sering ditemukan di kehidupan sehari-hari. Contohnya surat perintah yang berisi instruksi kepada bawahan atau pegawai.

Surat perintah yang umum ditulis adalah surat perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain sebagainya.

5. Surat Pengantar

Surat pengantar merupakan jenis surat resmi yang biasanya digunakan untuk kepentingan pribadi. Dalam kehidupan sehari-hari, surat pengantar digunakan sebagai syarat untuk membuat e-KTP.

Selain itu, surat pengantar juga dapat berupa surat pengantar keterangan tidak mampu, surat pengantar proposal bantuan dana, dan lain sebagainya.

6. Surat Edaran

Surat Edaran umumnya ditujukan kepada kalangan tertentu, di mana isinya berupa pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Surat edaran dapat dengan mudah ditemukan di sekolah, seperti surat edaran pengumuman libur yang dialamatkan kepada para orang tua murid.

7. Surat Undangan

Surat undangan biasanya digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk menghadiri acara tertentu. Contoh surat undangan yang sering beredar ialah surat undangan pernikahan, surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan banyak lainnya.

Sumber: GuruAkuntansi