Cara Membuat Kop Surat dengan Microsoft Word, Mudah dan Cepat

Ilustrasi mengetik di laptop. (sumber:Pixabay)

Bola.com, Jakarta - Kop surat atau kepala surat merupakan satu di antara struktur penting saat membuat surat resmi. Kop surat penting untuk mewakili identitas sebuah organisasi, lembaga, atau perusahaan.

Surat resmi atau bisa juga disebut surat dinas adalah surat yang berisi hal-hal berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat dinas adalah surat yang telah dikeluarkan oleh kantor pemerintah maupun instansi atau juga lembaga yang resmi lainnya.

Sesuai namanya, surat resmi banyak digunakan untuk keperluan formal. Maka dari itu, surat resmi harus dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, mulai penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, serta dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Satu di antara struktur penting yang ada dalam surat resmi adalah kop surat. Penting untuk memperhatikan cara yang benar membuat kop surat, terutama menggunakan Microsoft Word.

Berikut ini rangkuman tentang cara membuat kop surat dengan Microsoft Word, seperti dilansir dari laman cara.aimyaya.com, Senin (19/7/2021)

2 dari 4 halaman

Struktur Surat Resmi

Ilustrasi menulis. Credit: pexels.com/Startup

Sebelum membahas cara membuat kop surat dengan Microsoft Word, perlu diketahui struktur yang ada dalam surat resmi. Berikut ini beberapa bagian penting dalam penulisan surat resmi:

a. Kepala surat (kop surat)

b. Nomor surat

c. Tanggal surat

d. Lampiran atau hal

e. Alamat tujuan

f. Salam pembuka

g. Isi surat

h. Salam penutup

i. Tanda tangan pengirim surat

j. Tembusan

Adapun kop surat umumnya meliputi:

- Logo

- Nama perusahaan/organisasi/lembaga

- Alamat

- Nomor telepon

- Email

- Website

- Slogan atau tagline

- Nomor lisensi profesional

3 dari 4 halaman

Cara Membuat Kop Surat dengan Microsoft Word

Ilustrasi mengetik di laptop. /Copyright unsplash.com/alexa mazzarello

Cara Membuat Kop Surat dengan Microsoft Word

1. Pastikan Mode View dalam bentuk Print Layout. Bila belum, buat Mode View menjadi Print Layout. Caranya: pilih menu tab View, pilih tombol print layout.

2. Setelah dokumen dalam keadaan view Print Layout, lakukan double click (klik ganda) pada area header yang terdapat pada bagian atas dokumen yang sedang tampil sehingga tampilan berada dalam pengeditan Header Document.

3. Bila belum ada, berikan tanda check pada opsi Different First Page. Hal ini untuk membuat kop surat hanya akan ada di halaman pertama, sedangkan halaman kedua dan seterusnya tidak menggunakan kop surat.

4. Geser margin kiri sedikit ke tengah. Perkirakan lebarnya kira-kira cukup untuk logo yang akan ditambahkan.

5. Ketik nama lembaga, instansi, atau perusahaan pada header tersebut. Tambahkan pula baris kosong pada baris terakhir.

6. Tambahkan pula gambar logo instansi. Jangan lupa untuk membuat format layout dari gambar logo tersebut menjadi In Front of text.

7. Atur posisi logo dan teks instansi.

8. Pilih dan blok baris kosong yang ada pada baris terakhir untuk dibuat garis pembatas kop surat.

9. Untuk membuat garis pembatas kop surat, pilih tab menu Home, lalu pilih tombol toolbar border.

4 dari 4 halaman

Cara Membuat Kop Surat dengan Microsoft Word

10. Dari pilihan popup menu untuk membuat border yang ada, pilih item Border and Shading.

11. Pada bagian setting Border and Shading tersebut pilih Custom, kemudian pilih bentuk garis tebal dan tipis, lalu tambahkan pada bagian atas paragraf. Bila ingin garis pembatas kop surat berwarna selain hitam bisa diganti.

12. Bila pilihan sudah benar, klik tombol Ok.

13. Jika border belum rata kiri, tinggal menarik bagian margin kiri pada baris terakhir ke arah kiri.

14. Setelah margin kiri sudah digeser ke arah kiri, kop surat sudah siap digunakan. Klik dua kali pada area dokumen untuk menutup header view, atau bisa langsung klik tab menu header and footer tools, lalu Design, lalu pilih Close Header and Footer.

15. Dokumenmu sudah memiliki kop surat. Jangan khawatir dengan tampilan abu-abu, hal tersebut menunjukkan kop surat berada di area header dokumen.

Sumber: Aimyaya

Dapatkan artikel cara dari berbagai tema lain dengan mengeklik tautan ini.

Berita spotlight tentang deretan selebritas Indonesia yang memegang klub sepak bola lokal, salah satunya ada Raffi Ahmad dan Gading Marten.