Tujuan Administrasi, Ciri-Ciri, Unsur, dan Fungsinya

Tujuan administrasi terbagi menjadi dua, yaitu:

1. Tujuan Jangka Panjang

Tujuan jangka panjang lebih kepada organisasi itu sendiri. Hal ini berarti dengan adanya pola administrasi, ditujukan untuk mencapai target jangka panjang suatu organisasi.

Pada dasarnya tujuan jangka panjang tidak dibuat oleh sembarang orang dalam organisasi melainkan oleh para pemilik organisasi tersebut, yang bersifat:

• Ideal
• Administrasi bersifat general
• Kualifikasi tidak terbatas

2. Tujuan Jangka Pendek

Tujuan administrasi jangka pendek organisasi bersifat lebih kecil, biasanya dibuat oleh sub–sub divisi dari organisasi untuk kebijakan divisinya. Tujuan jangka pendek bersifat spesifik, ruang lingkup kecil, dan kualifikasinya terbatas.

Administrasi memiliki beberapa ciri-ciri antara lain sebagai berikut:

1. Administrasi memiliki tujuan yang jelas.
2. Di dalam administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih.
3. Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerja sama.
4. Di dalam administrasi terdapat usaha atau proses kerja.
5. Kegiatan di dalam administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan.

• Organisasi

Tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.

• Manajemen

Manajemen merupakan alat utama pelaksanaan administrasi. Jadi, dalam suatu perusahaan ada pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional.

Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu top management, middle management, dan lower management (mandor).

• Komunikasi

Administrasi juga mengatur pola komunikasi antardepartemen.

• Kepegawaian

Hal ini berkaitan dengan penggunaan tenaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, dan pemberhentian kerja.

• Keuangan

Hal ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama, mulai cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya.

• Perbekalan

Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan, dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.

• Tata usaha

Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.

• Public Relation

Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.

Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi:

1. Perencanaan (Planing)

Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data awal, pengolahan data, hingga menyusun rencana, untuk membuat sebuah pekerjaan, atau proyek tertentu.

2. Penyususan (Organizing)

Fungsi selanjutnya adalah fungsi organizing atau pengorganisasian. Fungsi ini adalah menyusun serta membentuk hubungan kerja antara satu pihak dengan pihak lain untuk mencapai tujuan suatu organisasi atau perusahaan.

3. Pelaporan (Reporting)

Fungsi lain dari administrasi ini adalah reporting, di mana kegiatan yang dilakukan adalah melaporkan perkembangan dan hasil kegiatan melalui keterangan-keterangan, baik dalam bentuk lisan maupun tulisan.

Dengan adanya fungsi ini, pihak yang menerima laporan kegiatan bisa mengetahui dan mendapatkan gambaran informasi atas pelaksanaan tugas yang sudah dikerjakan.

4. Penganggaran (Budgeting)

Fungsi terakhir ini sebenarnya bisa masuk administrasi keuangan. Jika dilihat berdasarkan fungsi administrasi keuangan ini adalah untuk mengelola atau mengatur segala perencanaan tentang anggaran atau keuangan yang digunakan.

Pada dasarnya, pengetian administrasi keuangan ini hampir sama dengan administrasi perkantoran, tetapi lebih spesifik dalam fungsi mengatur keuangan.

Sumber: stei.ac.id