Pengertian, Manfaat, dan Cara Menjaga Inventaris

1. Memudahkan kendali aset

Dengan inventarisasi, Anda akan mendapatkan kemudahan untuk melakukan kontrol dan pengendalian terhadap setiap aset atau barang yang dimiliki perusahaan.

2. Membuat aset menjadi lebih aman

Dengan adanya data inventaris, hal ini akan membuat seluruh aset perusahaan lebih aman. Dengan data inventaris, perusahaan akan tahu berapa aset yang dimiliki, kondisi aset, dan lokasi aset itu berada.

3. Menghemat keuangan perusahaan

Dengan inventarisasi yang baik dan akurat, Anda akan tahu aset apa saja yang sudah dimiliki dan kondisinya. Dengan itu Anda tidak perlu lagi membeli aset yang tidak esensial. Pengambilan keputusan pun jadi lebih tepat.

4. Sebagai dasar perhitungan kekayaan organisasi

Data inventaris bisa digunakan menjadi acuan pada perhitungan kekayaan perusahaan dan penyaluran aset. Seluruh aset yang dimiliki oleh perusahaan, baik aset bergerak atau tidak adalah kekayaan yang perlu dilakukan pencatatan dalam inventaris.

5. Menjaga kepuasan pelanggan

Data inventaris yang akurat dapat memastikan proses bisnis berjalan secara berkesinambungan. Dengan data yang lengkap, Anda jadi tahu kapan waktu untuk restock barang sehingga produk Anda tidak akan pernah sold out.

Pelanggan setia pun jadi makin puas karena mereka bisa terus mendapatkan produk yang mereka inginkan.

1. Pilih Penanggung Jawab Inventaris yang Tepat

Pilih salah seorang dari staf untuk dijadikan sebagai manajer inventaris. Mereka yang memiliki tanggung jawab pada inventaris harus benar-benar mengetahui seluk beluk terkait inventaris.

Orang yang dipilih juga harus mampu memberikan laporan inventaris secara lengkap, seperti jumlah stok, stok yang masuk dan keluar, Depresiasi, valuasi stok, dll. Selain itu, dia juga akan bertanggung jawab terkait audit inventaris, pengembalian barang, pengisian ulang, dan lain-lain.

2. Optimalkan Keamanan di Gudang dan Toko

Meningkatkan keamanan di gudang dan toko menjadi satu di antara cara paling efektif lainnya untuk menjaga inventaris. Hal ini akan dibutuhkan, khususnya bila Anda memiliki toko dengan ukuran yang besar dan jumlah yang banyak.

Pasang kamera CCTV pada gudang dan koridor Anda, lalu pasang password tertentu pada pintu gudang Anda. Berikan hak akses masuk pada pegawai yang memang diberikan tanggung jawab dalam mengelola stok saja.

3. Beri Kode SKU dan Barcode untuk Setiap Barang

Pemberian kode SKU dan barcode pada barang penting untuk memudahkan Anda dalam hal melacak stok. Hal ini juga dilakukan sebagai satu di antara upaya dalam memastikan seluruh stok agar bisa tercatat dengan baik dan menghindari adanya kehilangan stok.

Untuk memudahkan Anda dalam hal melacak stok dan juga membuat barcode, pilih suatu sistem barcode yang sudah terintegrasi dengan barcode scanner dan manajemen inventarisnya.

4. Pantau Tingkat Persediaan Stok

Memantau tingkat persediaan suatu stok secara berkala akan meminimalisasi dari adanya penyusutan inventaris. Untuk itu, tentukan batas minimum pada stok Anda secara tepat waktu.

Jika tingkat persediaan Anda mendekati batas minimum, hal itu berarti Anda harus segera bisa melakukan pemesanan ulang atau produksi ulang.

Hindari memesan atau memproduksi terlalu banyak karena kelebihan stok akan membuat stok Anda menjadi tidak terurus. Maka itu, Anda harus membuat suatu perkiraan untuk bisa menentukan jumlah stok yang tepat.

5. Lakukan Audit Inventaris secara Berkala

Anda juga harus selalu melakukan audit inventaris secara rutin. Coba bandingkan jumlah stok yang Anda miliki di gudang atau di toko dengan jumlah yang sudah tercatat di komputer Anda. Biasanya, cara ini disebut juga dengan 'stocktaking'.

Pastikan agar tidak ada perbedaan pada jumlah stok sebenarnya dengan jumlah stok pada sistem. Anda bisa melakukan audit inventaris ini kapan pun Anda mau.

6. Otomatiskan Manajemen Inventaris Anda

Tidak ada cara yang lebih efektif dan aman dalam mengelola tingkat persediaan gudang selain dengan menggunakan otomatisasi pada manajemen inventaris Anda. Melakukan pengecekan secara manual tentunya akan memerlukan waktu yang banyak dan hal tersebut menjadi tidak lagi efisien.

Disadur dari: Liputan6.com (Penulis: Ayu Rifka Sitoresmi/Editor: Fadila Adelin. Published: 21/1/2022)

Yuk, baca artikel edukasi lainnya dengan mengikuti tautan ini.