Pengertian Surat Dinas beserta Tujuan, Fungsi, Ciri, Syarat, dan Bagiannya

Tujuan surat dinas ialah untuk menyampaikan pemberitahuan suatu izin, pengumuman, penugasan dan lain-lain, kepada staf suatu instansi atau lembaga terkait.

Surat dinas termasuk kategori surat resmi karena penulisannya menggunakan format khusus di mana bentuknya formal. Tidak hanya itu, penulisan surat dinas juga menggunakan bahasa baku atau resmi.

• Sebagai pedoman kerja, misalnya surat instruksi kerja, surat izin, dan surat keputusan.
• Sebagai alat pengingat, baik kepada pemberi surat maupun penerima surat dinas tersebut, itu sebabnya surat dinas harus selalu diarsipkan.
• Sebagai bukti adanya perubahan dan perkembangan pada suatu instansi atau lembaga.
• Sebagai alat bukti otentik, terutama surat perjanjian.
• Sebagai pedoman dalam sebuah pekerjaan.
• Sebagai alat pengikat.
• Sebagai bukti perkembangan suatu instansi.
• Sebagai arsip suatu instansi.
• Dan masih banyak lagi.

• Terdapat kepala serta nama instansi/lembag.
• Surat dinas memiliki nomor surat dan lampiran sebagai berkas pendukung.
• Surat dinas menggunakan bahasa baku dan resmi, serta dibuat dalam format tertentu.
• Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan dalam berkomunikasi.
• Surat dinas dilengkapi dengan stempel atau cap dari instansi atau lembaga yang mengeluarkannya.
• Adanya perihal yang jelas.
• Pemakaian media yang sesuai, seperti ukuran, warna, jenis kertas, dan warna tinta.
• Bahasa yang dipakai singkat, lugas, dan jelas.
• Bahasa yang digunakan santun.

• Format surat dinas harus teratur sesuai pedoman.
• Isi dari surat tidak terlalu panjang dan langsung pada inti yang ingin disampaikan.
• Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan, dan mudah untuk dipahami pembaca.
• Dan surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

• Kepala surat merupakan bagian yang paling atas dari surat dinas, kepala surat terdapat nama instansi, alamat instansi, logo instansi.
• Tanggal surat memuat tanggal surat dibuat dan tempat dibuat surat dinas tersebut.
• Nomor surat merupakan nomor surat yang digunakan sebagai kode identitas suatu instansi dan tahun pembuatan.
• Lampiran merupakan lembaran tambahan yang berupa dokumen yang mendukung atau isi dari surat utama. Bila tidak ada biasanya dikasih tanda strip (-).
• Perihal berisi tentang isi pokok surat dinas.
• Alamat
• Salam pembuka
• Isi surat
• Salam penutup
• Nama pengirim
• Tembusan

Sumber: Gurupendidikan, Dosenpendidikan

Yuk, baca artikel pengertian lainnya dengan mengeklik tautan ini.