Pengertian SOP, Pahami Fungsi dan Cara Membuatnya

SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure yang berarti prosedur operasi standar. SOP adalah sebuah alur atau cara kerja yang sudah terstandarisasi. Ini mencakup penerapan operasional, mulai teknis hingga administrasi.

SOP adalah prosedur khusus untuk menjelaskan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas sesuai dengan peraturan.

Menurut Peraturan Menteri PAN RB PER/21/M.PAN/11/2008, SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan.

Arini T Soemohadiwidjojo

SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan konsisten, efektif, efisien, sistematis dan terkelola dengan baik.

M. Budiharjo

SOP adalah tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu yang bersifat rutin, tetap, dan tidak berubah-ubah yang dibakukan ke dalam sebuah dokumen tertulis.

Menurut Sailendra

SOP adalah panduan kerja yang berguna untuk memastikan kegiatan operasional suatu organisasi atau perusahaan bisa berjalan dengan baik dan lancar.

Fungsi SOP adalah sebagai pedoman kerja, sebagai dasar hukum, sebagai informasi hambatan kerja dan tolak ukur kedisiplinan. Berikut penjabaran selengkapnya:

Sebagai Pedoman Kerja

Fungsi utama SOP adalah sebagai pedoman untuk memudahkan pelaksanaan kerja. SOP yang berisi tahapan dan urutan suatu pekerjaan akan menuntun para pegawai dalam menyelesaikan tugasnya.

Dengan adanya SOP, kinerja pegawai bisa lebih terarah dan optimal. Pegawai akan tahu apa saja yang harus dikerjakan dan hal mana yang tidak boleh dilakukan. Dengan demikian, tujuan organisasi/perusahaan bisa lebih mudah tercapai.

Sebagai Dasar Hukum

Hal-hal yang terjadi di luar standar operasional prosedur akan dinilai sebagai suatu kesalahan atau pelanggaran. Sebaliknya, jika terdapat suatu kesalahan padahal pegawai sudah melakukan pekerjaan sesuai SOP, itu akan menjadi pertimbangan hukum tertentu yang meringankan.

Sebagai Informasi Hambatan Kerja

SOP tidak hanya berisi tentang prosedur kerja, tetapi juga perihal kemungkinan hambatan dan kendala yang bisa saja dihadapi oleh para pegawai. Informasi seperti ini penting sehingga pegawai dan perusahaan bisa menentukan langkah preventif yang harus dilakukan.

Sebagai Pengontrol Disiplin Kerja

Secara keseluruhan, SOP mengandung sejumlah aturan yang harus dipatuhi oleh para pekerja. Ditambah dengan adanya konsekuensi berupa sanksi, SOP secara otomatis membuat semua pegawai lebih disiplin dalam menjalankan pekerjaannya.

Menurut Peraturan Menteri PAN RB PER/21/M.PAN/11/2008, penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:

Kemudahan dan kejelasan

Kemudahan dan kejelasan dalam SOP adalah satu di antara prinsip penting. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai bahkan seseorang sama sekali baru dalam tugas pelaksanaan tugasnya.

Efisiensi dan efektivitas

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas.

Keselarasan

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait.

Keterukuran

Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.

Dinamis

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

Berorientasi pada pengguna

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer's needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna.

Kepatuhan hukum

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku.

Kepastian hukum

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.

SOP memiliki peran penting bagi kelangsungan perusahaan maka itu penyusunannya harus dilakukan dengan cermat dan hati-hati. Setidaknya ada lima tahapan yang harus dilalui:

Pembentukan Tim

Hal pertama yang dilakukan adalah dengan membentuk tim penyusun SOP. Tim penyusun ini harus terdiri dari orang-orang yang ahli dan paham tentang perusahaan. Tim ini biasanya terdiri dari anggota Human Resources Department (HRD), bisa juga melibatkan konsultan HR.

Untuk perusahaan skala kecil, SOP tentunya dibuat dengan lebih sederhana tanpa alur yang rumit. Si pembuat SOP biasanya cukup si pemilik usaha yang memang sudah paham dengan proses bisnisnya.

Pelajari Proses Bisnis dan Kumpulkan Data

Tim wajib mempelajari proses bisnis yang berlangsung di dalam perusahaan, mulai awal hingga akhir. Proses yang dimaksud mencakup masalah teknis, produk yang dihasilkan, sumber daya yang diperlukan, serta siapa saja yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan.

Setelah mempelajari proses bisnis secara mendalam, semua data harus dicatat secara jelas dan detail. Data ini nantinya akan dievaluasi kembali sekaligus berguna sebagai dasar perancangan SOP.

Review dan Evaluasi

Langkah selanjutnya adalah review dan evaluasi. Seluruh data yang dikumpulkan sebaiknya divisualisasikan lewat flowchart agar lebih mudah dipahami. Dari flowchart tersebut nantinya akan diketahui tentang detail prosedur kerja, termasuk pihak-pihak yang bertanggung jawab.

Tim penyusun bisa mendiskusikan sekaligus melakukan evaluasi terhadap rancangan prosedur kerja tersebut. Setiap anggota tim juga berhak memberikan kritik dan masukan demi menghasilkan SOP yang lebih baik.

Simulasi

Ketika rancangan SOP sudah sampai di tahap akhir, langkah selanjutnya adalah melakukan simulasi pada kondisi nyata. Hal ini berguna untuk mengetahui efek yang terjadi ketika SOP benar-benar diterapkan dalam perusahaan.

Simulasi juga berguna untuk mencari celah kekurangan pada SOP. Apabila ada yang tidak sesuai atau menimbulkan dampak negatif, tim penyusun harus melakukan perbaikan terhadap SOP.

Penetapan SOP

Setelah pembuatannya selesai dan tidak menimbulkan masalah ketika diterapkan dalam simulasi, rancangan SOP bisa ditetapkan secara resmi. Penetapan ini tentunya melibatkan pihak-pihak yang berwenang seperti pemimpin perusahaan.

SOP yang sudah ditetapkan dan disetujui sebaiknya segera diimplementasikan di dalam perusahaan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan sehingga proses produksi bisa berjalan dengan lebih baik.

Sumber: Salamadian

Yuk, baca artikel pengertian lainnya dengan mengeklik tautan ini.