Apa Itu Dokumentasi? Simak Penjelasan beserta Tujuan dan Fungsinya

Ilustrasi Kamera Analog — Ilustrasi kamera analog (dok. Pixabay.com/Putu Elmira)

Bola.com, Jakarta - Dokumentasi adalah alat yang bisa menjadi bukti hasil jangka pendek dan jangka panjang yang memengaruhi kemampuan untuk berkembang.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) daring, dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.

Ketika proses berubah dan penyesuaian didokumentasikan, mereka dapat dievaluasi kapan pun.

Dokumentasi yang baik membantu mempertahankan operasi di berbagai bidang mulai perawatan kesehatan hingga layanan pelanggan. Fungsi dokumentasi juga memastikan bahwa proses berjalan seefisien mungkin.

Selain sebagai bukti, peran dokumentasi juga sebagai alat untuk membantu evaluasi. Dokumentasi digunakan untuk tujuan merekam berbagai jenis informasi.

Agar lebih paham lagi, penjelasan terkait dokumentasi, disadur dari Liputan6, Selasa (24/1/2023).

Berita video spotlight kali ini membahas tentang empat penyerang yang akan bersaing untuk memperebutkan gelar top skor Liga Inggris musim depan, salah satunya Erling Haaland.

2 dari 6 halaman

Tujuan Dokumentasi

Ilustrasi dokumentasi. /https://www.shutterstock.co

Tujuan dokumentasi adalah memberikan informasi tentang berjalannya sesuatu kepada orang yang membutuhkannya. Dokumentasi memberikan bukti atau informasi yang dapat digunakan untuk menginformasikan keputusan. Dokumentasi dapat memandu seseorang untuk menentukan keputusan.

Mendokumentasikan proses akan memastikan konsistensi, efisiensi, dan standarisasi. Meluangkan waktu untuk mendokumentasikan setiap prosedur dalam format langkah demi langkah akan menghemat waktu dan uang dalam jangka panjang.

Dokumentasi adalah langkah penting dalam sebuah proses. Tujuan dokumentasi yang tidak kalah penting adalah sebagai bukti sah sebuah pekerjaan telah dilakukan.

3 dari 6 halaman

Fungsi Dokumentasi

Dokumentasi berfungsi sebagai bukti yang sah dan aktual. Fungsi dokumentasi adalah memberi bukti resmi. Dokumentasi dapat digunakan untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang apa yang mampu dicapai oleh suatu organisasi.

Mendokumentasikan proses memungkinkan menemukan kekurangan dan memperbaikinya. Dokumentasi menunjukkan komitmen untuk menjaga informasi penting dan berdedikasi untuk menyediakan informasi faktual kepada pemangku kepentingan sesuai kebutuhan.

Dokumentasi biasanya juga digunakan dalam sebuah laporan pertanggungjawaban dari sebuah acara.

4 dari 6 halaman

Pentingnya Dokumentasi

Dokumentasi memberikan bukti proses fungsional. Dokumentasi penting dilakukan sebagai bukti yang sah. Dokumentasi adalah alat yang hebat dalam melindungi dari tuntutan hukum dan pengaduan.

Dokumentasi diperlukan untuk memantau semua proses, cara kerjanya, serta setiap langkah yang ambil untuk mencapai tujuan.

Dokumentasi penting dilakukan terutama ketika melakukan kegiatan atau pekerjaan tertentu. Dokumentasi yang tepat memudahkan untuk memandu dan mengelola orang-orang yang bekerja dengan secara konsisten.

Dokumentasi dapat digunakan untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang apa yang mampu dicapai oleh suatu organisasi. Informasi ini membantu mereka menentukan bagaimana mereka dapat memenuhi kewajiban mereka dan memberikan apa yang diharapkan.

Setiap organisasi yang gagal menerapkan dokumentasi yang tepat mungkin harus menghadapi berbagai dampak yang mencakup mengorbankan keselamatan umum, penagihan yang tidak akurat, kehilangan pendapatan, dan pertumbuhan sumber daya yang minimal.

5 dari 6 halaman

Dokumentasi di Tempat Kerja

Dokumentasi yang konsisten, benar, dan terorganisasi penting untuk setiap lingkungan kerja fungsional. Dari menjawab pertanyaan penting tentang perusahaan hingga mengurangi perselisihan hukum, dokumentasi diperlukan untuk menjalankan organisasi yang sukses.

Dokumentasi di tempat kerja memiliki banyak fungsi termasuk pelatihan, audit, dan tindakan pencegahan keselamatan. Ini menunjukkan dedikasi untuk melindungi informasi penting dan meyakinkan pemangku kepentingan bahwa mereka memiliki akses ke informasi yang akurat kapan pun mereka membutuhkannya.

Memelihara sistem dokumentasi yang terorganisasi menciptakan dasar yang dapat dikelola dan andal untuk menangani masalah yang memengaruhi berbagai entitas.

6 dari 6 halaman

Dokumentasi dalam Bisnis

Dokumentasi bisnis penting untuk pertumbuhan berkelanjutan. Mendokumentasikan proses meningkatkan kepercayaan di antara berbagai pemangku kepentingan. Dokumentasi berfungsi sebagai narasi tentang bagaimana bisnis dimulai, tujuannya, dan jalan yang diambil menuju tujuan.

Bisnis yang beroperasi dalam skala yang lebih besar diharuskan untuk mendapatkan dokumentasi yang sesuai untuk setiap lokasi tempat mereka beroperasi untuk membuktikan bahwa mereka patuh dan akuntabel.

Persepsi publik terhadap suatu perusahaan umumnya didasarkan pada standar manajemen internal yang menunjukkan apakah suatu entitas menganut prinsip dan etika tertentu yang mengatur kegiatan bisnis atau tidak.

Menjaga dokumentasi yang akurat dan benar memungkinkan bisnis untuk menampilkan diri mereka dengan cara terbaik dengan menunjukkan seberapa efektif prosedur manajerial.

Disadur dari: Liputan6.com (Penulis: Anugerah Ayu Sendari, Editor: Fadila Adelin. Published: 26/1/2022)

Yuk, baca artikel edukasi lainnya dengan mengikuti tautan ini.