Apa Itu Rapat? Ketahui Fungsi, Tujuan, Jenis, dan Alasan Mengadakannya

• Untuk memecahkan masalah.
• Untuk menyampaikan informasi.
• Sebagai forum demokrasi.
• Sebagai alat koordinasi yang baik.
• Sebagai sarana bernegoisasi.
• Sebagai sarana pembentukan peraturan.

• Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
• Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai penurunan gaji pegawai.
• Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
• Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan karena jika tidak diadakan rapat, kemungkinan anggota hanya akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
• Menyampaikan masalah, komplain, dan lain-lain yang tidak bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
• Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
• Untuk mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya dari orang-orang yang teribat di dalamnya.

- Jenis Rapat Berdasarkan Tujuannya

• Rapat penjelasan yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
• Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan masukan.
• Rapat perundingan ialah satu di antara jenis rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang berselisih.

- Jenis Rapat Berdasarkan Sifatnya

• Rapat resmi (formal meeting) yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
• Rapat tidak resmi (informal meeting) ialah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan khusus dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.
• Rapat terbuka yakni satu di antara jenis rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
• Rapat tertutup merupakan rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah yang dibahas bersifat rahasia.

- Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya

• Rapat mingguan ialah suatu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin.
• Rapat bulanan yaitu satu di antara rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan terakhir.
• Rapat semesteran yakni jenis rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan terakhir, dan program-program untuk enam bulan ke depan.
• Rapat tahunan merupakan jenis rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat dewan komisaris.

- Jenis Rapat Berdasarkan Frekuensinya

• Rapat rutin yaitu satu di antara jenis rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contohnya rapat rutin mingguan.
• Rapat incidental ialah bentuk rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus diselesaikan bersama.

• Pimpinan memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau para pembantunya karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.
• Materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.
• Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi karena masalah itu harus segera dipecahkan.
• Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan saran/pendapat secara langsung kepada pimpinan terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
• Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
• Telah diputuskan oleh pemimpin agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.

Sumber: Sarjanaekonomi, kesbangpol.riau.go.id

Dapatkan artikel edukasi berbagai tema lain dengan mengeklik tautan ini.