Cara Menyusun Project Management Timeline

1. Buat kerangka dulu

Sebelum proyek direncanakan secara teknis, kamu tentu butuh sebuah gambaran umum dulu. Apa tujuan besar proyekmu? Siapa saja yang terlibat di dalamnya? Apa peran mereka di sana?

Semua ini akan jadi panduanmu dalam pembuatan project management timeline. Lewat mereka, proyek bisa fokus berjalan.

Selain tujuan besar, kamu bisa membuat work breakdown structure (WBS). Teknik ini bisa memecah tujuan besar yang umum menjadi lebih mudah dibayangkan.

Misalnya, kamu ingin membangun fitur baru dalam aplikasi. Nah, WBS-nya adalah desain, development dari fitur, hingga pengetesan dan peluncurannya.

2. Bongkar jadi pekerjaan teknis

Setelah punya WBS yang jelas, coba bongkar lagi poin-poinnya menjadi pekerjaan teknis. Cara ini membuat project management timeline makin mudah dibayangkan.

Kita kembali lagi ke contoh pembuatan fitur. Tiap-tiap WBS tentu bisa dipecah lagi. Satu di antara contohnya adalah tahap mendesain fitur. Ada riset yang harus dikerjakan, proses desain UI-nya, hingga revisi.

3. Perkirakan waktu untuk tiap pekerjaan

Berapa minggu riset pengguna harus dilakukan? Berapa lama desain dikerjakan? Kapan tenggat waktu revisi sebelum proses desain akhirnya selesai?

Coba prediksikan semua ini. Ingat, project timeline dibuat agar proyek selesai tepat waktu. Oleh karena itu, rentang waktu tiap pekerjaan harus jelas.

4. Tentukan tenaga untuk tiap pekerjaan

Selain waktu, penting untukmu memikirkan tersedianya tenaga. Ini bisa memengaruhi penentuan waktu juga. Apakah proyek ini berjalan bersama proyek lainnya? Jika begitu, tenaga yang ada tentu terbatas jumlahnya. Waktu bisa molor karenanya.

Teorinya, makin banyak tenaga, pekerjaan bisa makin cepat selesai. Ini juga berlaku sebaliknya.

5. Perhatikan pekerjaan yang bergantung

Sebelum fitur dibangun, kamu tentu harus menyelesaikan desainnya dulu. Inilah yang dimaksud dengan pekerjaan yang bergantung. Kamu takkan bisa menyelesaikan, bahkan memulai, pekerjaan B tanpa menyelesaikan A dulu.

Dalam cara membuat project management timeline, kamu harus memperhatikan hal ini. Pasalnya, ini bisa memengaruhi urutan pekerjaanmu.

Tugas yang harus dikerjakan lebih dulu akan terihat jelas. Sebaliknya, tugas yang malah ada di akhir bisa dengan mudah ditentukan.

6. Buat timeline

Kamu sudah punya daftar pekerjaan teknis. Tenaga dan waktu yang dibutuhkan untuknya juga sudah jelas. Apa yang harus dikerjakan lebih dulu juga terpampang nyata.

Sekarang, waktunya membuat project management timeline. Kamu bisa menuliskannya di kertas, papan tulis, atau dalam tools project management.

Susun tugas, tenggat waktu, dan orang yang bertanggung jawab atas tugas itu. Timeline pun jadi dengan jelas dan rapi.

7. Pantau dan adaptasi

Ekspektasi sering tak sejalan dengan realita. Hal ini juga berlaku saat membuat project management timeline. Semuanya memang sudah terencana dan tersusun dengan rapi. Akan tetapi, ada saja faktor eksternal yang bisa membubarkan rencanamu.

Maka itu, saat menuliskan rencana, hindari membuat tenggat waktu yang terlalu mepet. Ini bisa meningkatkan risiko proyekmu justru molor.

Selalu beri ruang untuk adaptasi dan perubahan. Dengan begitu, proyekmu bisa selesai dengan baik.

Sumber: Glints

Yuk, baca artikel edukasi lainnya dengan mengikuti tautan ini.