Ciri-Ciri Surat Dinas, Fungsi, dan Unsur-unsurnya

Ciri-Ciri Surat Dinas

Surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Adanya kop surat atau kepala surat yang berisi nama dan alamat instansi atau lembaga.

2. Adanya nomor surat dan lampiran.

3. Adanya salam pembuka dan salam penutup.

4. Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.

5. Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas memiliki beberapa fungsi, sebagai berikut:

1. Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat tugas, surat pemberian izin atau surat pengambilan keputusan.

2. Sebagai alat pengingat karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.

3. Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.

4. Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas:

• Nama instansi
• Alamat lengkap
• Nomor telepon
• Nomor kotak pos
• Logo identitas lembaga

2. Tanggal Surat

Dalam surat dinas, tanggal surat terletak di bagian sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu dicantumkan karena nama tempat tersebut sudah ada pada kepala atau kop surat.

Nama bulan dan tahun, ditulis secara lengkap dengan tanpa memberi tanda titik sebagai akhiran. Contoh: 1 November 2021

3. Hal/Perihal Surat

Hal/Perihal surat adalah yang menunjukkan isi atau inti dari surat secara singkat. Perihal berupa frase yang dimulai dengan menggunakan huruf besar dan tidak diakhiri dengan tanda titik dan tidak diberi garis bawah.

4. Nomor Surat

Surat dinas merupakan surat resmi. Surat resmi harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga memiliki kode atau urutan penulisan kode dalam menuliskan nomor surat. Contoh: No : 25/5/UM/2021

5. Lampiran

Lampiran ditulis disingkat menjadi 'lamp' atau ditulis semua secara lengkap. Sedangkan penulisan perinciannya ditulis dengan huruf semua, bukan angka.

Contoh:

Lampiran : lima lembar

6. Alamat Surat

Dalam menulis alamat surat, ada beberapa hal yang perlu dipatuhi, yakni:

• Alamat surat ditujukan langsung kepada pejabatnya dan bukan pada nama kantor pejabat tersebut.
• Jika sudah menggunakan kata 'Kepada' diikuti jabatan dan instansinya atau 'Kepada' diikuti kata sapaan dan nama orang yang dituju maka tidak menggunakan 'Yth'. Jadi gunakan salah satu. Pilih salah satu kata 'Kepada' atau 'Yth'.
• Penulisan nama sapaan (misalnya Bapak, Ibu, atau Saudara) tidak perlu diikuti nama jabatan. Kemudian dalam menulis kata sapaan, harus digunakan di depan nama orang yang ditulis dalam alamat surat.
• Penulisan nama jalan tidak diperbolehkan jika disingkat.
• Penulisan alamat tujuan surat tidak diakhiri tanda titik.

Contoh :

• Yth. Kepala SMA 2 Kenangan
• Jalan Nusantara 542 Jakarta

7. Pembuka surat

Pembuka surat ditulis dengan beberapa variasi. Variasi tersebut antara lain:

a. Jika sebagai pemberitahuan atau permintaan

• Dengan ini kami beritahukan ...
• Bersama ini kami sampaikan ...

b. Jika sebagai surat balasan

• Membalas surat Saudara tertanggal...
• Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal..., nomor... dengan ini diberitahukan bahwa...

c. Surat untuk menunjuk pada dasar surat

• Berdasarkan surat edaran...
• Sehubungan dengan surat...

d. Surat yang menyatakan sebuah tujuan

• Dalam rangka memperingati...
• Dalam upaya meningkatkan...

8. Isi surat

Berisi inti surat atau hal yang akan disampaikan dalam surat.

9. Penutup

Penulisan penutup pada surat dinas juga terdapat aturan yang harus diketahui, aturan itu antara lain:

• Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma (,).
• Terdapat variasi ungkapan.
• Berisikan sebuah ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan.

10. Pengirim surat dinas berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan, dan NIP. Penulisannya pengirim/penulis surat sebagai berikut:

• Nama terang ditulis dengan tanpa kurung.
• Penulisan a.n., diketik pada sebelah kiri nama jabatan.
• Ditulis dengan tanpa menggunakan nama kantor.

Sumber: Kemdikbud