Pengertian Surat Dinas, Ciri-ciri, Fungsi, dan Unsur-unsurnya

Tujuan Surat Dinas

Tujuan surat dinas adalah untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu izin, pengumuman, penugasan, dan lain-lain, kepada staf di instansi/lembaga terkait.

Surat dinas termasuk kategori surat resmi karena penulisannya menggunakan format khusus di mana bentuknya formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi.

Ciri-ciri Surat Dinas

- Ciri-ciri surat dinas yang pertama adalah menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).

- Selain itu, surat dinas dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut.

- Surat dinas dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami konteksnya.

- Surat dinas tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format tertentu.

- Di dalam surat dinas selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.

- Dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

- Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan.

Fungsi Surat Dinas

• Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
• Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen di mana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.
• Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan di mana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.
• Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.
• Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan. Hal inilah yang juga membuat fungsi surat dinas diarsipkan.

Syarat-Syarat Surat Dinas

Dalam penulisannya, surat dinas dibuat dalam format tertentu. Berikut ini syarat-syarat penulisan surat dinas:

• Format surat dinas harus dibuat sesuai standar surat resmi dengan format yang teratur.
• Isi yang dimuat dalam surat dinas harus dibuat dengan singkat, padat, dan jelas.
• Bahasa yang digunakan dalam surat dinas ialah bahasa baku, sopan, dan mudah dimengerti.
• Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan lembaga/instansi yang mengeluarkannya.
• Format penulisan harus baik dan sesuai dengan format surat dinas.

Struktur yang akan membentuk surat dinas pada dasarnya sama saja dengan surat resmi yag lainnya. Struktur surat dinas, yakni:

Berikut ini beberapa bagian penting dalam penulisan surat resmi:

a. Kepala surat (kop surat)

• Logo agensi atau institusi
• Nama agensi atau institusi
• Alamat, nomor, telepon/faks dan agensi/lembaga

b. Nomor surat

Setiap lembaga atau instansi yang mengajukan surat, harus berisi nomor surat. Nomor surat memudahkan untuk melihat berapa banyak surat dalam setahun.

c. Tanggal surat

Dalam surat resmi harus terdapat tanggal. Hal tersebut berguna sebagai informasi kapan surat tersebut dibuat.

d. Lampiran atau hal

Terkadang lampiran ditambahkan ke surat resmi, dokumen lain yang mendukung.

e. Alamat tujuan

Alamat yang diberikan dalam surat resmi, berisi alamat lengkap tujuan untuk memudahkan pengirim surat tersebut.

f. Salam pembuka

Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus formal serta menggunakan bahasa yang sopan.

g. Isi surat

Isi surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat resmi. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat, tepat, jelas, dan tidak bertele-tele.

h. Salam penutup

Terlepas dari salam pembuka, selalu ada salam penutup untuk menunjukkan perilaku yang baik dalam komunikasi melalui surat resmi.

i. Tanda tangan pengirim surat

Bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung jawab pemilik.

j. Tembusan

Salinan atau tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin diketahui pihak lain.

Sumber: Dosenpendidikan,Pengajar