Macam-Macam Kegunaan Email beserta Kelebihan dan Kekurangannya

Bola.com, Jakarta - Email adalaha singkatan dari electronic mail. Email telah menjadi satu di antara sarana komunikasi yang paling dominan dan efisien dalam era digital ini.

Fenomena ini telah mengubah cara manusia berinteraksi dan berkomunikasi, melebihi batasan geografis dan waktu. Dalam era di mana informasi bergerak dengan kecepatan kilat, email menjadi jembatan vital yang menghubungkan individu, bisnis, dan lembaga di seluruh dunia.

Email menawarkan kemudahan dan kecepatan dalam berkomunikasi. Pesan dapat dikirimkan hanya dalam hitungan detik, memungkinkan pertukaran informasi secara instan tanpa terkendala oleh jarak geografis.

Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi komunikasi bisnis, tetapi juga memperluas peluang kolaborasi dan pertukaran ide di antara individu di berbagai belahan dunia.

Selain itu, email menyediakan platform yang andal untuk pertukaran dokumen dan berkas. Attachment email memungkinkan pengguna untuk mengirimkan dan menerima file dengan mudah, dari dokumen teks hingga gambar dan video.

Dengan demikian, email menjadi alat penting dalam proses kerja, pembelajaran, dan berbagi informasi secara umum.

Berikut penjelasan lebih lanjut tentang email, dilansir dari laman Glint, Rabu (6/12/2023).

Berita Video, Timnas Jerman U-17 raih gelar juara Piala Dunia U-17 pada Sabtu (2/12/2023)

2 dari 3 halaman

Macam-Macam Keguanaan Email

1. Komunikasi individu atau grup

Email sering dipakai dalam komunikasi karena memungkinkan kamu saling berbagi informasi dalam format surat dengan teman atau klien sehingga email bisa dibilang dapat mengganti opsi persuratan tradisional untuk berkomunikasi. Misalkan, komunikasi antara kamu dengan klien atau anggota tim yang bekerja secara remote.

Email juga bermanfaat untuk kepentingan komunikasi karena memungkinkan kamu mencantumkan teks, dokumen, foto, hingga video.

2. Melakukan kegiatan promosi

Kamu bisa menggunakan email untuk kepentingan promosi dan memasarkan produk ke konsumen.

Tak hanya itu, email juga bisa kamu gunakan supaya mendorong konsumen untuk melakukan pembelian produk. Hal ini umumnya disebut sebagai email marketing. Di mana, kamu mengirimkan promosi yang mendorong mereka untuk melakukan pembelian.

3. Memberi notifikasi, pengingat, hingga follow-up

Kegunaan email lainnya adalah untuk memberi notifikasi, pengingat, hingga melakukan follow-up. Misalkan, kamu bisa mengirimkan email untuk melakukan follow-up setelah melakukan rapat atau interview.

Tak hanya itu, kamu bisa mengirimkan email untuk mengingatkan seseorang seputar deadline yang harus dipenuhinya.

3 dari 3 halaman

Kelebihan dan Kekurangan Email

1. Kelebihan

Tidak mahal: Kebanyakan email gratis untuk kamu gunakan sehingga email dapat menjadi opsi yang murah untuk melakukan komunikasi hingga marketing.
Hemat tempat: Email dapat membantumu menghemat tempat dan materi, tidak seperti surat tradisional.
Simpel: Email biasanya mudah digunakan, meski oleh orang-orang yang tak terlalu familier dengan layanan teknologi.
Terorganisasi: Email mudah kamu organisir berkat fitur tag-nya sehingga kamu bisa memisahkan email yang bersifat personal dengan profesional.
Aksesibilitas: Kamu bisa menggunakan sebanyak apa pun perangkat untuk mengakses email. Hal ini memungkinkanmu untuk mengaksesnya di berbagai tempat juga.
Ramah lingkungan: Email mengurangi penggunaan kertas dan bahan-bahan lainnya yang digunakan untuk melakukan persuratan.
Efisien: Mengirim email lebih cepat ketimbang melakukan persuratan secara tradisional. Tak hanya itu, kamu bisa mengirim satu email ke banyak orang secara langsung. Hal tersebut tentu dapat menghemat waktumu.

2. Kekurangan

Terlalu mudah dikirim: Lantaran mudah dikirim, kamu bisa saja mengirim email ke orang yang salah atau tanpa informasi penting di dalamnya sehingga pastikan untuk melakukan pengecekan ulang sebelum mengirim email.
Tak ada isyarat nonverbal: Email adalah satu di antara bentuk komunikasi tertulis sehingga akan sulit bagimu untuk memberi isyarat secara nonverbal. Untuk menanggulanginya, kamu bisa menuliskan maksudmu di email secara spesifik.
Akses yang konsisten: Aksesibilitas email yang mudah bisa membuatmu terus-terusan mengeceknya terutama ketika sedang tidak bekerja. Hal tersebut tentu bisa mengganggu work-life balance-mu.
Virus dan spam: Email juga bisa digunakan oleh orang tak bertanggung jawab untuk menyebarkan virus dan spam sehingga mempelajari hal-hal seputar phishing dan menggunakan filter spam dapat membantumu terhindar darinya.

Sumber: Glint

Yuk, baca artikel edukasi lainnya dengan mengikuti tautan ini.